La comunicación empresarial es vital para que la producción funcione sin problemas y los empleados estén informados. Los memorandos de empresa son uno de los tipos más comunes de comunicación empresarial. Un memorándum empresarial puede utilizarse para comunicar eficazmente en toda la empresa y mantener un registro de la comunicación sobre actualizaciones y cambios.
En este artículo, hablaremos de lo que es un memorándum, de cuándo puede ser necesario escribir un memorándum, de por qué es importante el final de un memorándum y de cuatro consejos sobre cómo terminar tus memorándums.
¿Qué es un memorándum?
Un memorando o nota comercial interna es una comunicación que se comparte entre varios empleados de una empresa. Los directivos y jefes de departamento los utilizan para comunicar mensajes breves que no requieren respuesta, ya que sustituyen a otras formas de comunicación más formales.
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¿Cuándo hay que escribir un memorándum?
Es posible que necesites escribir un memorándum por diversas razones empresariales:
Informes de progreso
Los proyectos de gran envergadura pueden requerir actualizaciones frecuentes a las partes interesadas. Puedes utilizar una nota para compartir esta información de forma rápida y concisa. Por ejemplo, si se ha producido un retraso en la producción, puedes escribir un memorándum informando a varios equipos de las fechas de entrega que deben ajustarse debido al retraso.
Actas de reuniones
Un memorándum puede ayudarle a compartir las actas de una reunión con los miembros del equipo que no estuvieron presentes o que necesitan un recordatorio de lo que se trató en la reunión. Por ejemplo, si tienes una reunión de marketing en la que se trata una nueva estrategia, puedes escribir una nota para resumir la nueva estrategia para los miembros de tu equipo.
Informes de incidencias
Un informe de incidencias es algo de lo que una empresa puede hacer un seguimiento escribiendo una nota y añadiéndola a un archivo de clientes o empleados. Por ejemplo, si un empleado tiene una queja relacionada con el trabajo, el departamento de recursos humanos puede escribir un memo para registrar la queja y guardarla para futuras referencias, o referirse a ella para los pasos a seguir.
Directrices específicas del equipo
Puedes escribir un memorándum difundiendo información a tu equipo rápidamente sin tener que convocar una reunión o decírselo a los miembros del equipo de uno en uno, lo que elimina la posibilidad de compartir la información equivocada. Por ejemplo, si has cambiado una política, puedes escribir un memorándum para informar a los miembros de tu equipo, al tiempo que les das una referencia escrita del cambio de política.
Respuesta a las preguntas
Puedes escribir un memorándum para responder a una consulta para que todo tu equipo pueda verlo, en caso de que compartan las mismas preguntas. Por ejemplo, si alguien en su empresa pregunta sobre cuándo comienza la inscripción abierta para sus beneficios, puede escribir un memo para informar a todo el equipo de la información sobre la inscripción abierta que también es relevante para ellos.
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¿Por qué es importante el final de la nota?
El final de un memorándum es importante porque resume el tono que sus lectores toman de su mensaje. La última parte de la nota puede recapitular el propósito de toda la comunicación y establecer si es necesario que los destinatarios del mensaje tomen medidas adicionales.
La conclusión de tu memorándum también puede ser un lugar para poner cualquier información relevante que quieras que el lector recuerde, como referencias o información de contacto. Si la pones al final del memorándum, será más fácil de encontrar de un vistazo. También es más probable que el lector recuerde la información que usted coloca al final de su memorándum porque es lo último que lee.
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Cómo terminar un memorándum
Tu memorándum debe resumir rápidamente el propósito del mensaje. La forma de terminar tu memorándum determina lo que el lector hace con la información que le has dado. Aquí tienes algunos ejemplos de formas de terminar tu memorándum en función del propósito de tu mensaje:
Recomendaciones
Puedes concluir tu memorándum añadiendo recomendaciones sobre recursos para tu equipo en caso de que tengan preguntas. También puedes dar recomendaciones sobre los próximos pasos de un plan o práctica. Este tipo de final es útil cuando compartes un memorándum para poner al día a los miembros de tu equipo sobre un cambio o una información desconocida hasta ahora.
Por ejemplo: Si estás escribiendo un memorándum para informar a tu equipo de que has cambiado una política, aquí tienes un ejemplo de cómo puede ser esa conclusión:
Este cambio de política entrará en vigor inmediatamente y aumentará la productividad en todos los departamentos. Si tienes alguna duda sobre el cambio de política, te recomiendo que leas el manual del empleado actualizado que se adjunta a esta nota, o que conciertes una reunión rápida conmigo para hablar de cómo la nueva política beneficia a tu equipo.
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Llamada a la acción
Si has escrito tu memorándum con la intención de solicitar una acción al lector, puedes poner tu llamada a la acción en la conclusión de tu memorándum para que quede claro para el lector lo que esperas de él. La llamada a la acción es lo último que leen los empleados, por lo que es importante que esté fresca en su mente cuando consideren los siguientes pasos.
Por ejemplo, si quiere ampliar su línea de productos, la conclusión de su memorándum puede resumir el motivo y ofrecer los siguientes pasos al equipo. Este es un ejemplo de cómo puede ser esa conclusión:
Esta ampliación del producto abrirá nuestros productos a un nuevo mercado sin explotar y con la marca de nuestra empresa. El equipo de diseño puede elaborar nuevos diseños de productos que discutiremos en la reunión de productos dentro de una semana y el equipo de producción puede tener las dimensiones y los materiales listos en ese momento.
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Concluir los negocios
A veces los memos simplemente registran información o concluyen negocios, en cuyo caso los profesionales no necesitan establecer ninguna dirección adicional. Sin embargo, sigue siendo útil terminar de una manera educada que preserve las relaciones profesionales y muestre un claro cierre de los negocios.
Por ejemplo, si estás cerrando un contrato de colaboración, puedes escribir una nota que lo resuma y muestre tu gratitud o tu voluntad de volver a hacer negocios. Aquí tienes un ejemplo de cómo puede ser esa conclusión:
Con esto concluye nuestro contrato de un mes para el puesto de diseñador gráfico. Gracias por su trabajo en nuestro proyecto de marca. Esperamos volver a trabajar con usted en el futuro.
Consejos para terminar los memos con éxito
Estos son algunos consejos para escribir una conclusión exitosa para su memorándum de negocios:
Sea breve. Todas las secciones de un memorándum son breves, incluida la conclusión. Considere la posibilidad de escribir una o dos frases para concluir su memorándum.
Termina con una nota positiva. Terminar con una nota positiva mantiene la comunicación ligera y positiva, estableciendo el tono para la información dentro de la nota, así como la próxima comunicación entre usted y el lector.
Mantenga un tono profesional. El memo es un documento de negocios y a menudo se guarda como un registro de comunicación, así que trate de escribir su memo en un tono profesional.
Omita el saludo. La mayoría de los memos no requieren una firma, aunque puedes añadir tu información de contacto si crees que el lector no la tiene ya. Sin embargo, no es necesario que termines el memorándum con un saludo, como harías con una carta comercial.
