Artículo 4º—Elaboración de Memorándum: (2024)

Artículo 4º—Elaboraciónde Memorándum:

1.Utilización y vigencia de los memorándum:

Los memorándum se utilizarán únicamente paragestiones diarias de tipo administrativo, con poca importancia para la toma dedecisiones. Solo se utilizarán en el ámbito interno del MEIC, con departamentosdel Área Administrativa Financiera, tales como Proveeduría Institucional,Servicios Generales, Recursos Humanos y Financiero Contable.

Si por alguna razón, se quisiera comunicarcon los departamentos mencionados con anterioridad un hecho de mucharelevancia, de alta vigencia administrativa-legal, se deberá utilizar la cartau oficio.

Su valor administrativo y legal es de 2 añosa partir de la fecha en la cual fue producido, según lo establecido en lasTablas de Plazos de Conservación de Documentos, aprobadas por la Comisión Nacionalde Selección y Eliminación de Documentos en sesión 5-2003 del 23 de abril del2003. Por consiguiente las unidades administrativas deberán analizar el uso deeste tipo documental para acciones de muy poca relevancia.

2.Descripción de las partes del memorándum:

2.1Membrete. El mismo utilizado en las cartas u oficios.

2.2Código de referencia. Se colocará en la parte superior central deldocumento. Estará conformado por tres o cuatro partes separadas por guiones:

a.Las siglas de la unidad administrativa (las siglas de la dirección y seguidolas siglas del departamento).

b.Las siglas del memorándum: MEM

c.Número consecutivo anual de tres o más dígitos (depende de la produccióndocumental de cada unidad administrativa).

d.Año abreviado en sus últimos dos dígitos.

Ejemplo:

2.3Destinatario y remitente. Se indica de forma conjunta el destinatario yel remitente del memorándum, en el margen izquierdo, utilizando las palabras“PARA:” y “DE:”, ambas en mayúscula. Siempre hay que utilizar el nombrecompleto (Nombre simple o compuesto, primer apellido y segundo apellido).

Ejemplo:

2.4Fecha: Al igual que el oficio, se utilizará el formato indicado en lanorma ISO 8601, la cual se colocará después de la palabra “FECHA:” escrita enmayúscula.

Ejemplo:

2.5Línea de asunto o referencia. Constituye la síntesis del tema delmemorando. Deben utilizarse como máximo 2 términos (en letra mayúscula) quehagan referencia directa al asunto principal del documento.

Ejemplo:

2.6Contenido. Se debe redactar el texto de forma clara, muy breve, directay sencilla, omitiendo saludos y presentaciones. El memorándum no debe de tenermás de 1 hoja.

2.7Firma. Se debe colocar junto al remitente acompañada del sello de launidad administrativa. Al igual que el oficio, solo el Director, jefe oencargado de alguna unidad administrativa y las personas autorizadas por éstospodrán firmar un memorándum.

2.8Adjuntos. La palabra adjunto se utiliza para indicarle al receptor de lacomunicación que junto con el memorándum se acompaña otro documento como:facturas, requisiciones, cheques, informes y otros. Se colocan en la parteinferior, en el margen izquierdo del documento.

2.9Copias. La palabra copia se utiliza para indicar a la persona o personasque también vincula el memorándum, a parte de su destinatario oficial. Seescribe la abreviatura “C:” en el margen inferior izquierdo, seguida de dospuntos, se dejan dos espacios y se indica el nombre y cargo de la persona.

3.Cantidad de originales y copias que se producirán. Como mínimo, losmemorándum se deben de producir por triplicado:

-Original: Dirigido al destinatario principal. Debe poseer firma original ysello.

-Copia 1: Consecutivo de memorándum, el cual debe de poseer el sello de originalfirmado del Director y el sello de la unidad productora.

-Copia 2: Archivo de gestión, el cual debe de poseer el sello de originalfirmado del Director y el sello de la unidad productora; como también el sellode recibido de la unidad o entidad a la cual el documento fue dirigido.

Nunca se debenutilizar fotocopias del documento original con la finalidad de utilizar éstascomo originales, debido a que las unidades administrativas deben de garantizarel valor probatorio y la autenticidad de todos los documentos que produce, porlo que el uso de los sellos es obligatorio.

4Impresión, papel y tinta. Debido a la poca vigencia administrativa ylegal que posee el memorándum, se puede producir en papel económico de bajacalidad y gramaje, color blanco. Además se pueden utilizar impresiones de bajacalidad, de inyección de tinta o de matriz.

<![if !supportLists]>5.<![endif]>Ejemplo de memorándum:

<![if !vml]><![endif]>

DIRECCIÓNGENERAL DE APOYO A LA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA

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DIGEPYME-MEM-012-08

PARA:Francisco Cairol

ProveeduríaInstitucional

DE:Ivannia Mata (firma)

Directora

FECHA: 2008-03-12

ASUNTO: Requisición Nº 12560

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Le remito larequisición Nº 12560 para su tramitación.

Adjunto:Requisición Nº 12560

C: Archivo

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Dirección:Edificio del IFAM, Residencial Los Colegios.

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Moravia.