Estemos teletrabajando, aprendiendo o enseñando en un instituto o universidad a distancia, necesitamos trabajar en grupo y compartir documentos en Google Suite, por lo que nos interesa tener claro:
- Qué implica compartir un documento de Google Drive
- Con quién podemos compartir y qué podrá hacer él con el documento (permisos).
¿Qué permisos tiene un documento nuevo cuando lo comparto?
Todo comienza al crear el documento. Si el documento es nuevo, normalmente nadie lo puede ver ni modificar a no ser que lo compartamos primero:
Al pasar el ratón por encima del botón se puede ver con cuántas personas la ha compartido, y si hacéis clic en en el botón azul compartir, puedes compartirlo con más gente para que pueda verlo o colaborar editándolo.
Aquí podremos ver con quien lo tenemos compartido, añadir más, y verá qué permisos tienen. Podemos ser lectores, comentadores o editores (además de propietarios del documento, si nosotros lo hemos creado).
Diferencias entre los roles de lector, comentador, editor y propietario en Google suite
De más a menos restrictivos, los roles disponibles son:
- Por defecto, lector sólo puede ver el documento pero no modificar su contenido. Sin embargo, también pueden hacer una copia del documento, descargarlo o imprimirlo, aunque esto lo podemos modificar.
- El comentador puede leer y comentar al autor, pero no editar.
- El editor puede ver y modificar el contenido del documento. También puede cambiar permisos y compartir el documento con más personas. Esto también lo podemos cambiar.
- Los propietarios, además de todo esto, pueden borrar los archivos.
¿Cómo cambiamos los permisos de editores, lectores y comentadores en Google Suite (drive, docs, etc.)?
Dando a la rueda dentada (configuración) en esta pantalla arriba del todo, podemos cambiar alguno opciones, que son las siguientes. Desmarcando las casillas, podemos hacer que los lectores no puedan descargar, imprimir o copiar (por defecto si pueden), o que los editores puedan compartir el archivo otra vez, por ejemplo.
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