La planificación es el proceso de evaluación de los objetivos de tu empresa y la creación de un plan de negocio realista; donde debes escribir tus planes de acciones acorde tus estrategias para poder alcanzar los objetivos planteados.
Al igual que en un plan de negocio, en un proceso de planificación debes tener en cuenta dentro de tus estrategias los periodos a corto, mediano y largo plazo.
Hoy quiero que te lleves los siete pasos básicos para realizar un proceso de planificación que implica la creación de una hoja de ruta que debe describir cada tarea que se debe realizar para poder alcanzar tus objetivos generales.
Establecer Objetivos
El primer paso para poder iniciar con buen pie la elaboración de un proceso de planificación es identificar cuáles son los objetivos específicos de tu empresa.
En esta parte debes incluir una descripción detallada de cada meta, hasta debes detallar las diversas razones o analogía de su selección y cuáles son los resultados esperados cada una de dichas metas. Los objetivos siempre deben ser descritos en términos cuantitativos no cualitativos.
Te voy a poner un ejemplo de un objetivo: Aumentar los beneficios de la empresa en un 25% durante un período de 12 meses en relación al cierre económico del año anterior.
Identificar los recursos
Cada una de las metas identificadas en el paso anterior debe tener asociadas sus proyecciones financieras y de recursos humanos para lograr su cumplimiento.
Por ejemplo (basándonos en el objetivo del paso 1): Identificar y cuantificar tanto en personas como en costos de cuántas personas del equipo de ventas se va a requerir para cumplir con dicho objetivo de aumentar las ventas en un 25%.
Establecer las tareas de objetivos relacionados
Si no quieres colapsar a tu equipo y deseas que realmente las gestiones de todos sean eficientes, cada meta debe tener asociadas sus tareas, proyectos y logro bien detallado.
Con éste paso no solo lograrás que cada miembro de tu equipo esté focalizado y orientado en que debe hacer, sino que lograrás mantener la motivación dentro de tu personal por cumplimiento de objetivos, a tal punto que puedes realizar un plan de incentivos (de eso podemos hablar más adelante).
Por ejemplo, si tu objetivo es aumentar los beneficios en un 25%: un gerente tendrá que delinear las tareas necesarias para cumplir con ese objetivo, y basándonos en el paso anterior donde previamente ya analizó la cantidad de personal comercial que debe contar para cumplir con las metas trazadas, perfectamente una tarea puede ser: Aumentar en un 3% el personal de ventas por meta fijada. Y para lograr un resultado eficaz y en relación a la motivación de mi personal se puede complementar con: Desarrollar un plan de capacitación sobre técnicas de entrenamiento de ventas avanzadas.
Priorizar objetivos y tareas
Si ya establecimos las metas, los recursos que voy a necesitar para alcanzar dichos objetivos, identificado las tareas a ejecutar por objetivo ahora el siguiente paso es priorizar cada metas y tareas para cada objetivo según su importancia.
Las tareas que se consideran más importantes deberán ser abordadas y completadas de primero. En este proceso de priorización también debes reflejar los pasos necesarios para completar cada una de las tareas para alcanzarlas.
Por ejemplo, si tu objetivo es incrementar las ventas en un 25% y una tarea asociada es aumentar el personal de ventas, tu empresa necesitará cuales son los pasos en orden cronológicos para completar los pasos para lograr ese objetivo general.
Crear actividades y calendario
A medida que tus gerentes van identificando y adjudicando la prioridad para cada uno de los proyectos, es de forma imperiosa crear un calendario donde nos solamente se describe cada actividad, sino también debemos establecer quien o quienes serán los responsables en su ejecución y cuál es la fecha tope de finalización; esto con el fin de cumplir con los términos generales de la empresa.
Es indispensable que cada superior conozca y tenga muy identificado las habilidades de cada uno de los miembros de su equipo de ventas para que en el momento de asignar una tarea a un individuo del equipo nos aseguremos que éste será capaz de lograrlo de forma eficiente y en el tiempo previsto sin lograr descontentos dentro del equipo.
Por ejemplo, el gerente de ventas puede asignar cuotas mensuales de ingresos adicional como incentivo para mantener el rumbo para el objetivo de aumentar las ventas en un 25%.
Yo sé que existen muchos gerentes que están en contra de los planes de incentivos alegando que porque deben premiar al personal por las funciones y responsabilidades por la que han sido contratados. Y por eso quiero aclarar que cuando me refiero a desarrollar un plan de incentivo no es continuo, ¿qué quiero decir con esto?; que no para cada una de las funciones de mi equipo comercial yo los voy a premiar; éstos incentivos aplicarán en determinados períodos y metas a conseguir.
Si eres uno de aquellos gerentes que no estás de acuerdo con incentivar con ingresos adicionales a sus salarios, pueden realizar concursos con premios como viajes para dos personas o con productos tecnológicos que son tan necesarios para el personal de ventas como smartphones o tabletas de buena calidad.
Te lo menciono porque a mí me ha funcionado muy bien, y no solo lograrás cumplir el objetivos, mantener motivados a tu personal, sino que crearás un ambiente sano de competencia con la reglas claras del concurso.
Establecer métodos de evaluación
Todo proceso de planificación debe incluir una estrategia de cómo será la metodología de evaluación y seguimiento para poder llevar un control del progreso de cada una de las metas a lo largo del período de tiempo establecido.
Una de las principales razones de importancia de éste paso, es que con la medición y supervisión continua de los resultados ejecutados, es que si existe algún resultado que no son los deseados para el beneficio del cumplimiento del objetivo general, podrás identificarlo a tiempo y reaccionar con las acciones correctivas indicadas.
Por ejemplo: Solicitar un informe mensual de la situación de progreso de cada meta a los jefes de departamento por equipo establecido.
Identificar alternativas de acción
No es que quiera ser pesimista, todo lo contrario con éste último paso lo que te quiero transmitir es prevención. Incluso los mejores planes en muchas ocasiones pueden cambiar de rumbo y obtener acontecimientos imprevistos.
Los mercados son dinámicos, cambiantes y siempre se ven influenciados por situaciones que pueden estar fuera de tu control. Un plan de gestión debe incluir un plan de contingencia por si algunos de los aspectos del plan maestro no logran ser alcanzados.
Por ejemplo: Definir cursos de acción alternativos que se puedan incorporar en cada segmento del proceso de planificación, o para el plan en su totalidad.
Factor clave: el equipo de trabajo
Pero vamos a estar claros, para lograr que se cumplan estos 7 pasos básicos de todo proceso de planificación, el ingrediente clave para el logro de objetivos son nuestros equipo de empleados. Y te lo juro, que lo mejor es construir un fuerte equipo de trabajo.
Para concluir, mi único propósito es que tus proyectos dentro de tu empresa logren un fin exitoso. Y con el debido proceso de planificación con éstos sencillos 7 pasos básicos y un maravilloso equipo de trabajo te puedo asegurar que lo lograrás.
