Vorlagen für deine Bewerbung
Dein Ziel ist eine Bewerbung ohne Fehler, aber gerade auf der Zielgeraden stehst du vor der großen Frage: Wie versende ich die Unterlagen? Als Word Dokument oder als PDF? Doch wie kommst du zu deinem PDF? Wir haben die Antworten auf deine Fragen, damit deine Bewerbung mit Format beim Personaler ankommt!
Ein Beitrag vonJulia Hinze
Inhaltsverzeichnis
- Frage 1: PDF vs. Word - Der Versand deiner Bewerbung
- Frage 2: Wie gelange ich zu einer PDF?
- Variante 1: Direkt von Word zu PDF
- Variante 2: Hilfestellung für das Format deiner Bewerbung
- Frage 3: Wie füge ich alle Dateien zu einem PDF zusammen?
- Zum Schluss
Frage 1: PDF vs. Word - Der Versand deiner Bewerbung
Für das Erstellen der Bewerbung ist bei vielen Nutzern das Schreibprogramm Microsoft Word gängig. So werden zum Beispiel auch viele Bewerbungsvorlagen oder Bewerbungsmuster lediglich als Word kompatible Dokumente angeboten.
Die Probleme bei einem Word-Dokument: Alle Schriftstücke, die mit Word erstellt und als ein solches Dokument verschickt werden, sind leicht durch eine außenstehende Person zu manipulieren. D. h. jeder kann sich deine eingefügte Unterschrift sowie deine Kontaktdaten und dein Bewerbungsfoto zu eigen machen, um damit Unfug jeder Art anzustellen.
Damit du auf der sicheren Seite sein kannst, versendest du deine Bewerbung ausschließlich als PDF (Portable Document Format; zu Deutsch: (trans-)portables Dokumentenformat). Der große Vorteil dabei ist, dass deine Bewerbung als PDF von jedem geöffnet werden kann und somit niemand an ein bestimmtes Betriebssystem gebunden ist!
Frage 2: Wie gelange ich zu einer PDF?
Um ein PDF zu erstellen, gibt es zwei Möglichkeiten – abhängig davon, wie alt dein Schreibprogramm ist, mit dem du deine Bewerbung erstellst.
Variante 1: Direkt von Word zu PDF
Die neueren Versionen von Word ermöglichen es dir, deine Bewerbung direkt als PDF zu konvertieren. Das geht ganz einfach über einen Klick auf die Start-Fläche -> Speichern unter. Dort wählst du direkt die Option PDF oder XPS. Wie bei dem gewöhnlichen Speichervorgang gibst du einfach den Namen deines Dokuments ein und fertig ist deine Bewerbung im richtigen Format!
Viele bedenken bei der Umwandlung Word – PDF nicht, dass ein PDF wesentlich größer ist. Unternehmen haben jedoch eine Obergrenze für die Dateigröße von (Online-) Bewerbungen. Dementsprechend solltest du die Dateigröße noch einmal überprüfen (Rechtsklick auf das Dokument – Eigenschaften).
Variante 2: Hilfestellung für das Format deiner Bewerbung
Ältere Versionen von Word haben nicht zwangsläufig die Option, direkt das PDF zu speichern. Für eben diesen Fall findest du im Internet richtig viele Hilfestellungen. Zum Beispiel: smallpdf.com, online2pdf.com, doc2pdf.net oder pdf24.org. Du hast folglich die Qual der Wahl, welches Programm du zum Umwandeln deiner Bewerbung nutzen möchtest.
Als besonders einfach in der Handhabung hat sich zum Beispiel „PDF24 Creator“ bewiesen. Dort ziehst du einfach dein Word Dokument hinein, wählst das neue Dateiformat, den Dateinamen sowie den Ort, wo das Dokument gespeichert werden soll, speicherst entsprechend das Dokument ab und gelangst so zu deinem fertigen PDF.
Die meisten anderen Programme funktionieren ebenfalls nach diesem „Drag and Drop“ – Prinzip. Je nach Anbieter variieren die verschiedenen Features, die das Programm mit sich bringt. Zum Beispiel wird dir angeboten, in welchem Farbschema (CYMB oder RGB) das Dokument gespeichert werden soll etc. Diese Spielereien benötigst du vorerst nicht.
Damit dein Lebenslauf, dein Anschreiben und dein Deckblatt als PDF auch wirklich noch so aussehen, wie du sie als Word Dokument in Erinnerung gehabt hast, solltest du die Begrenzungen deiner Seite beachten! Versuche nicht, die Seite bis auf den letzten Millimeter auszufüllen, sondern lass lieber noch etwas Platz.
Frage 3: Wie füge ich alle Dateien zu einem PDF zusammen?
Zur Ansicht von PDF Dokumenten ist Adobe das gängige Hilfsmittel. Du öffnest damit zum einen deine Bewerbung und gehst dort auf die Option „Miniaturansicht“. Jetzt siehst du neben dem ersten Blatt deiner Ansicht ebenfalls links davon eine Leiste, die alle enthaltenen Blätter in deiner Datei zeigt.
Kontrolliere noch einmal die Reihenfolge in deinem Dokument: Anschreiben, Deckblatt und ganz zum Schluss erst der Lebenslauf!
Zugleich öffnest du deine weiteren Dokumente (Am besten als PDF eingescannt. Die entsprechende Option dazu zeigt dir dein Scanner an!) und gehst ebenfalls auf die Option „Minitaturansicht“.
[Im letzten Schritt ziehst du von der Miniaturansicht deiner Arbeitszeugnisse / Belege / Zertifikate etc. das Blatt in die Leiste mit der Miniaturansicht von deinem Bewerbungs-PDF. Beachte dabei die richtige Reihenfolge (das Aktuellste zuerst)!
Frage 4: Hilfe! Meine Datei ist zu groß - Wie bekomme ich sie kleiner?
Wie bereits erwähnt, geben dir viele Unternehmen bei der Bewerbung eine Obergrenze für die Dateigröße. Personaler haben nämlich kein Interesse daran, dass …
… der benötigte Speicherplatz der E-Mails überhandnimmt.
… ebenso der Speicher des Computers nicht komplett für die Bewerbungen draufgehen soll.
… sie etliche Zeit benötigen, nur um dein Lebenslauf samt Anschreiben und Zeugnissen herunterzuladen.
Da du aber viele Elemente in einem PDF vereinst, kann diese schnell den Rahmen der vorgegebenen Werte sprengen. Auf der anderen Seite kannst du nicht einfach Dokumente unter den Tisch fallen lassen, um das PDF zu verkleinern. Die Lösung ist also ganz simpel: Du komprimierst dein PDF.
Achtung: Das heißt nicht, dass du eine ZIP-Datei erstellst!
Du kannst zum Beispiel ganz einfach das Programm smallpdf.com nutzen und über das „Drag and Drop“ Prinzip dein PDF einfügen, um sie dann verkleinert herunterzuladen.
Alternativ kannst du (sofern dein Computer die Option ermöglicht) einmal im App-Store nachsehen. Dort gibt es viele verschiedene Programme, die nicht nur das Erstellen, sondern auch das Verkleinern der Datei ermöglichen.
Oder du nutzt den PDF24 Creator. Dieser ermöglicht bei der Option „Speichern unter“ auch das Komprimieren von Dateielementen. Oft kann es genügen, die dort untergebrachten Bilder zu verkleinern, um das komplette PDF klein zu halten.
Zum Schluss
Kontrolliere noch einmal, ob deine Bewerbungsunterlagen wirklich komplett sind und ob die Reihenfolge stimmt. Wenn alles so weit versandfertig ist, kannst du loslegen! Wir wünschen dir viel Erfolg bei deiner Bewerbung im richtigen Format!
Autor:Julia Hinze
Julia ist seit 2021 bei der webschmiede GmbH, wo sie ihr duales Mediendesign Studium absolviert. Zusammen mit Jakub ist Julia hauptverantwortlich für die visuellen Elemente auf unseren Webseiten Bewerbung.net und Die-Bewerbungsschreiber.de, schreibt Drehbücher für den YouTube Kanal von Bewerbung.net und ist dort ebenfalls vor der Kamera zu sehen. Darüber hinaus betreut Julia unsere Pinterest-Seite und erstellt Bewerbungsdesigns und Bewerbungsvorlagen.
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