Preparar presupuestos o cotizaciones es una de las tareas más importantes del quehacer de cualquier profesional independiente. Cada uno de estos documentos representa un potencial nuevo proyecto y, eventualmente, el inicio de una relación con un nuevo cliente.
Hay ciertos ítems que resultan obvios y que, casi de manera innata, sabemos que hay que incluir en cada cotización: el precio, los plazos estimados de desarrollo y los entregables. Sin embargo, hay otros elementos que muchas veces olvidamos incluir, ya sea por apuro, descuido o por desconocimiento.
A continuación compartiré contigo cinco de estos elementos, para que no olvides incluirlos en tu próximo presupuesto:
1. Disponibilidad de inicio
El hecho de que envíes una cotización no significa que puedas comenzar a trabajar ese mismo día.
Tal vez tengas otro proyecto que sea necesario completar antes de comenzar con ese nuevo cliente o quizás estés a punto de comenzar un viaje. Las posibilidades son muchas, pero lo cierto es que tu agenda es algo que debes controlar y no puedes permitir que cada cliente que acepta una cotización de tu parte exija tu atención completa de manera inmediata.
Imagina que en una misma semana seis clientes aceptan tus cotizaciones y todos ellos demandan que comiences a trabajar al instante. A no ser que seas un superhumano, tu atención no podrá dividirse apropiadamente y la calidad de tu trabajo se verá completamente afectada. Créeme, lo digo por experiencia. He estado en esa situación más veces de las que me gusta admitir y todavía lucho para evitar que ocurra.
¿Cómo podemos prevenir que esto pase? Entre otras cosas, incluyendo en la cotización la fecha desde la cual estamos disponibles para comenzar a trabajar.
No tengas miedo de incluir esto, tu cliente lo va a comprender. Si tiene algún cuestionamiento sobre esto pregúntale si le gustaría que mientras trabajas en su proyecto comenzaras a atender a otro cliente en paralelo. De seguro te va a decir que no, entonces ahí le explicas que coordinas tu disponibilidad de esa forma para asegurarte de rendir al 100% con cada cliente.
2. Período de validez de la cotización
Si una persona viniera hoy con una cotización que yo haya realizado en el 2011 y me dijera «Me tardé un poco analizándola, pero está Ok, la acepto, comencemos a trabajar», no hay forma alguna en que acepte trabajar con ella.
Los precios que cobro hoy son diferentes a los que cobraba hace un año y no están ni cerca de lo que solía cobrar hace cuatro o cinco años atrás. Además la oferta de servicios ya no es la misma y el alcance de cada proyecto es completamente distinto.
Creo que estoy en lo correcto al asumir que en tu caso ha ocurrido el misto tipo de evolución en términos de tarifas y servicios. Por eso es sumamente importante que pongas fecha de caducidad a cada cotización.
Simplemente una frase como Cotización válida hasta el 12/12/12o Cotización válida por 15 días a contar de su emisióndeberían ser suficiente. Solo recuerda incluir la fecha de emisión en alguna parte si decides usar la segunda opción 😉
En mi caso las cotizaciones que hago tienen una validez de un mes desde su emisión. Si un cliente se tarda un tiempo relativamente razonable (un mes y medio o dos meses), es probable que se mantenga el precio, pero de igual forma se hace una nueva cotización estableciendo una nueva fecha de disponibilidad de inicio y actualizando cualquier otro dato que sea necesario.
3. Cobro de impuestos
Debes dejar tan claro comoagua de manantial de qué manera se considerarán los impuestos en el precio proyecto.
Acá en Chile, por ejemplo, se emite un documento llamado boleta de honorarios, en el cual se incluye el precio del servicio ofrecido más un 10% de impuesto. Esto, en ocasiones, genera una confusión cuando de dices el precio a tu cliente, porque una misma cifra podría ser interpretada de 2 maneras.
Supongamos que el precio es $20.000:
Existe la posibilidad de que el cliente asuma que el monto indicado corresponda al total de la boleta:
$20.000 (Total) = $18.000 (Precio servicio) + $2.000 (10% Impuesto)
La otra opción es que el cliente asuma que el monto indicado corresponda únicamente al precio del servicio y que sobre él se debe sumar el impuesto:
$22.222 (Total) = $20.000 (Precio servicio) + $2.222 (10% Impuesto)
No voy a entrar en la discusión de cuál es la fórmula correcta, en Grafiscopio hay aun artículo bien completo al respecto. Lo que quiero hacer es ayudarte a evitar cualquier confusión, porque he visto buenos proyectos que no se concretan simplemente por desalineamientos en este tema.
La única forma en que puedes evitar confusiones sobre el manejo de impuestos es dejándolo por escrito desde el inicio, en la cotización.
Cuando pongas el precio, indica allí si el impuesto está incluido o se debe sumar. Varias formas en que puedes escribir tu precio son:
- $20.000 + 10% impuesto
- $20.000 (se debe sumar el 10% de impuesto)
- $20.000 (10% de impuesto incluido)
- $20.000 + IVA «si es que emites factura»
- $20.000 (IVA incluído) «si es que emites factura»
- Y si emites factura exenta de impuesto también aclararlo: $20.000 exento de impuestos
Lo que te recomiendo es evitar palabras que son técnicamente correctas, pero que podrían prestarse a confusión. Conceptos como líquido, brutoo netopuedes utilizarlos muy adecuadamente, pero es posible que tu contraparte no los maneje del todo, así que asegúrate de que ámbas partes tengan tengan un entendimiento profundo del precio entregado y el rol que el impuesto cumple en él.
4. Medios y plazos de pago
Hay muchas formas de cobrar un trabajo, puedes hacerlo en base a períodos fijos (semanas, meses, trimestres), puedes hacerlo en base a porcentajes conforme se completen las etapas del proyecto, puedes cobrar un 50% por adelantado y un 50% contra entrega, puedes cobrar todo por adelantado o todo una vez finalizado el trabajo. No hay una forma única y correcta.
Los medios de pago y las fechas en que estos deben realizarse son definidos en un acuerdo mutuo entre el profesional y el cliente. Sin embargo, debes ser tú, como proveedor del servicio, quien haga la propuesta inicial, de lo contrario, se asumirá que aceptas las condiciones ofrecidas por el cliente.
Incluye en tu cotización cuáles serán los hitos de pago y cuáles serán los medios que aceptarás.
Frente a esto pueden ocurrir dos cosas:
- El cliente acepta tu propuesta
- El cliente propone una alternativa diferente y se inicia un diálogo que finaliza con un acuerdo que deje conforme a ambos.
Algo importante que debes interiorizar: Si no estás de acuerdo con la forma en que el cliente quiere pagar o los plazos en que desea hacerlo, estás en todo tu derecho de rechazar el proyecto.
5. Un toque personal
Esto es my relevante, aunque a primera vista no lo parezca.
Cada una de las cotizaciones que hagas debe llevar un toque personal de tu parte, algún detalle que haga que el cliente, con solo mirar el documento, sepa que viene de tu parte.
El toque personal en tus cotizaciones puede tomar diferentes formas, pero a continuación te dejo algunos ejemplos:
- Diseño: El diseño de tus cotizaciones puede ser muy distintivo y hacer que destaque del resto. Puede ser algo tan sencillo como poner tu logo en el encabezado del PDF y tu email en el pie de página o puedes usar tu capacidad creativa para ir mucho más allá.
- Lenguaje: La forma en que escribes tu propuesta y el lenguaje que usas para ello puede marcar la diferencia y hacer que tu propuesta brille entre otras. Si en tu industria todo es muy formal, quizás lo consigas al usar un lenguaje más amigable, o tal vez sea el hecho de que expliques todo con palabras sencillas o con lujo de detalles.
- Humor: Es poco frecuente, pero puedes usar humor en tus cotizaciones si es que se alinea con tu marca y no es mal percibido por el tipo de clientes con quienes trabajas. Imagina por ejemplo que al final de tu cotización pones algo como esto «Si estás listo para trabajar con nosotros, escribe un email a contacto@tudominio.com confirmándolo. Si lo haces antes del próximo jueves, Alquímedes, nuestro Hamster, se compromete a comer un trozo de zanahoria en tu nombre y Giorgio, nuestro nuestro Pastor Alemán, enviará a imprimir y colgará en nuestra oficina un cuadro con el texto “El mejor cliente del mundo” sobre tu foto».
Puedes usar tus recursos creativos para que tu cotización no sea solamente un aburrido documento con un precio encima, también puede ser una experiencia particular que lleve tu branding y te haga destacar sobre el resto.
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Espero que en tu próxima cotización recuerdes estos cinco elementos y te ayuden a tener más confianza a la hora de presentar tu propuesta.
¿Crees que hay algún elemento que faltó en esta lista? Cuéntalemo en twitter.
Un abrazo,
@FranciscoAMK
