8 pasos para hacer una cotización formal | Gael Cloud (2024)

¡Te doy la bienvenida!

Si te has estado preguntando sobre la mejor forma de hacer una cotización formal que te ayude a cerrar más ventas y cobrar mejor, este artículo te será de mucha utilidad.

Hablaremos sobre los 8 pasos para hacer una cotización formal, y lo que debe tener para que cierres más negocios manteniendo un buen nivel de rentabilidad.

👉 Importante: En este artículo no hablamos de cotizaciones previsionales ni nada similar.

Comenzando desde lo más básico, una cotización formales un documento donde se detalla el precio de un servicio o producto para el proceso de compra o negociación.

Cabe recalcar que la cotización de empresas, es un documento que no genera ninguna forma de registro contable, sino que es un documento que detalla los precios y prestaciones que se le entregarán a un cliente si es que se concreta la venta.

Una vez enviada, un cliente está en el derecho de decidir aceptar, modificar o rechazar la cotización, por ningún motivo es un compromiso de pago y está sujeta a negociaciones.

Pero sí tiene una importancia a nivel comercial y administrativo;

Por el lado comercial, te ayuda a mejorar tus márgenes, comunicar mejor tus precios y cerrar mayor cantidad de negocios con éxito.

Y por el lado administrativo, permite la generación de informes que comparan los productos cotizados con los posteriormente facturados y finalmente pagados.

Para que siempre envíes una cotización formal correctamente te entregaré una serie de consejos:

Mi primera recomendación es estimar un porcentaje extra sobre el margen que deseas obtener (ejemplo, un 5%), ya que es muy usual que tu cliente trate de negociar. Ese porcentaje extra te protegerá, si al cerrar el acuerdo bajas tus precios, para no quedar bajo el margen que te permite operar, o aún peor, bajo tus costos.

También, siempre debes incluir la vigencia de la cotización formal, usualmente se utilizan 30 días, sin embargo, depende mucho de cada negocio. El punto anterior tiene dos fines:

1. Evitar que varíen mucho tus márgenes, ya que tus costos pueden cambiar durante procesos de negociación muy largos. Establecer una vigencia te protegerá, ya que al vencer el plazo podrás enviar cotizaciones con precios actualizados.
2. Generar sentido de urgencia a tu cliente, para que tome una decisión más rápido y no se diluya el cierre de la venta del proyecto.

Si deseas mejorar tus cotizaciones los 8 pasos principales que te recomiendo seguir son:

1. Asegúrate de incluir la información de contacto correcta de tu empresa: Nombre de la empresa, dirección, datos de contacto, responsable de la cotización, número de teléfono de la oficina, correo electrónico del responsable de la cotización.
2. Incluye los detalles de la cotización: Número de la cotización, fecha de elaboración y tiempo de vigencia de la cotización.
3. Asegúrate de incluir la información completa de tu cliente: Nombre del contacto, empresa del cliente, datos de contacto del cliente.
4. Realiza una descripción del proyecto (resumen de 1 párrafo): Descripción de pasos, tiempo estimado de cada paso, fecha de entrega tentativa.
5. Especifica los costos para el cliente (tu precio) detalladamente: Nombre del servicio, precio, subtotal, impuestos y precio final.
6. Obtén la aprobación de la cotización por el cliente.
7. Revisa los términos y condiciones de la cotización: Disposiciones legales, requisitos con tu cliente, reglas, estándares de calidad.
8. Podrás emitir la factura según el acuerdo al que hayan llegado y coordinar la entrega del producto o servicio.

En Gael Cloud podrás agregar los 8 componentes principales mencionados anteriormente de manera mucho más rápida y ágil, ya que al crear una nueva cotización podrás acceder a los datos del cliente y la transacción automáticamente. Puedes elegir el tipo de proyecto, el cliente, el vendedor, el tipo de cotización, la operación y la condición comercial en solo un clic.

Además, podrás vincular la cotización a un presupuesto de gastos, que te permitirán tener un mayor control de cuánto gastarás, cuánto margen deberías obtener, y una vez que entregues el producto o servicio, podrás visualizar cuánto es lo que realmente se gastó y marginó, incluyendo reportes en PDF.

Pero además y muy importante, podrás ver el ciclo de vida completo de tu cotización, ¿Qué quiere decir esto? que Gael Cloud cuenta con los siguientes pasos etiquetados para que rastrees el estado del documento:

1. Sin emitir: En este paso estás realizando la cotización, rellenando los datos y costos.
2. Emitida: Se realizó la emisión de la cotización y está a la espera para que el encargado de la empresa lo autorice en relación al presupuesto de gasto, los precios de ventas, las políticas de marginación, entre otras.
3. Autorizadas: Tu cotización fue aprobada y está lista para ser enviada, en este caso Gael Cloud te permite enviar el documento al cliente desde el mismo software desde un cuadro de diálogo nativo o desde tu correo corporativo.
4. Enviadas: En este paso comenzará el seguimiento de tu cotización para ver su estatus, es decir está con la respuesta pendiente.

En los siguientes pasos pueden suceder dos opciones; que te rechacen o te aprueben la cotización:

1. No aceptada: En el caso de que el cliente te rechace la cotización presentada, en Gael Cloud podrás agregar, editar o quitar todo lo que necesites desde el mismo documento.
2. Aceptada: Si el cliente aprobó el documento podrás con un solo botón hacer la nota de venta desde esa cotización. Para posteriormente realizar la factura y el cobro.

¿Cómo se ve una cotización en nuestra plataforma?

A continuación, te adjunto una cotización de ejemplo en PDF generada por Gael Cloud: