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El departamento de finanzas de una empresa manejará distintos documentos, uno de los más importantes es el formato de cotización. Este modelo se utiliza antes de que se realice y cierre una transacción y servirá para darle inicio a la negociación. Además de que se archiva para que funcione como historial para próximas compras.

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¿Qué es un formato de cotización?

En primera instancia, el formato de cotización de compra es un documento informativo en el cuál quien lo emite le da a conocer al receptor los precios de algún servicio o producto que el primero ofrezca. Además sirve como un soporte para que se efectúe una transacción comercial.

Podría confundirse la cotización con la factura, aunque tengan una estructura similar son diferentes. La factura es un documento mercantil con validez fiscal, prueba que se ha hecho una transacción y suele emitirse luego de que se ha efectuado. La cotización, por otra parte, se emitirá antes de iniciar la transacción y servirá como soporte para cuando esta concluya.

Formato de Cotización en Word, Excel y PDF

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Formato de Cotización para Eventos

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Modelo de Cotización para diseño gráfico

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Formato de cotización para taller mecánico

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También puedes consultar otros modelos de presupuestos en este enlace

¿Cuándo se utiliza una cotización?

Tanto comprador como vendedor podrán utilizar las cotizaciones, solo que el comprador la solicitará y el vendedor la emitirá. Supongamos que una empresa va a desarrollar un nuevo producto y necesita ciertos materiales. En este caso el encargado de finanzas solicitará a los proveedores una cotización que incluya el monto total de lo que se necesita.

Ahora, desde la otra perspectiva, la empresa que ofrece los productos emitirá la cotización para informarle a la empresa solicitante los precios, descuentos o promociones que ofrecen, esto con la finalidad de iniciar la negociación.

¿Por qué se solicita varias cotizaciones en diferentes empresas?

Las empresas que solicitan productos o servicios a otras deben buscar una que se ajuste a su presupuesto y necesidades. Hay muchas compañías que ofrecen lo mismo, pero hay diferencias en su valor y calidad, por ello una misma compañía solicita a otras empresas cotizaciones para elegir cuál es la mejor.

¿Qué debe incluir un formato de cotización?

El formato de cotización de servicios puede variar dependiendo de la empresa que lo emita, pero lo común es que incluya:

Datos de las partes

Se colocará nombre y apellido del cliente, o nombre de la empresa y también del vendedor.

Fecha

Incluye día, mes y año en el que se hace la cotización.

Descripción

Aquí se colocarán todos los productos o servicios solicitados por el cliente. Pueden colocarse datos como color, tamaño, nombre, marca, número de catálogo, número de piezas etc.

Costo

Se debe incluir el precio unitario de todos los productos o servicios solicitados por el cliente. Existe la opción de desglosar o no el IVA. En caso de que se haga, se aplicará a la base imponible el porcentaje de IVA que corresponda según el producto, lo usual es que sea de 21%.

Tiempo de entrega

Coloca una fecha aproximada en la que se entregarán los productos o servicios.

Vigencia

Las cotizaciones no son infinitas pues los precios y la disponibilidad puede variar. Por ello asegúrale al cliente el precio y condiciones solo por cierto lapso.

¿Cómo hacer una cotización en Word o en cualquier otro programa?

Para hacer una cotización te recomendamos que sigas estos sencillos pasos:

Reúne los datos de tu compañía

Con los datos de la compañía tu cliente tendrá la información que necesita a la mano para poder contactarte luego. Estos datos podrían estar al inicio del documento y bastará con colocar el nombre de la compañía, la dirección, teléfono, correo, página web, nombre y apellido del responsable de la cotización y también sus datos de contacto.

Haz el registro de la cotización

En tu sistema debe haber un registro de cada cotización, así la puedes monitorear luego. Lo ideal es que se incluya el número de seguimiento, el día, mes y año en el que se hizo y la vigencia. Así, cuando el tiempo pase sabrás que lo dispuesto allí ya no será válido

Recoge los datos del cliente

Al hacer la cotización también debes tener los datos del cliente, para ello coloca el nombre del contacto, el nombre de la empresa y los medios de contacto como correo, número de teléfono o página.

Coloca detalles de la cotización

Los productos o servicios que se incluyan en la cotización deben tener una pequeña descripción. Puedes colocar el peso, modelo, tamaño, color, cantidad, capacidad, etc. Y por supuesto una fecha de entrega tentativa, así sabrás que cuentas con disponibilidad.

Detalla los costos

Para el cliente, saber cuánto costará todo lo que incluye la cotización es muy importante pues suelen comparar varias cotizaciones y escoger la que mejor se ajuste a su presupuesto. Por ello coloca el precio unitario, el precio total, precios por compras al mayor, promociones y el valor de la compra total.

Haz que el cliente firme

Aunque la cotización no es igual que un contrato o una factura, lo que allí pone es un acuerdo de condiciones para una transacción que se llevará a cabo en el futuro. Y como aquí se manejan cantidades, precios, modelos, ofertas y demás, lo que allí se pone se debe respetar en el momento en el que se haga la transacción.

Así que si haces que el cliente firme la cotización, cuando este decida hacer la compra tendrá que ceñirse a lo que allí pone. Con esto evitarás malos entendidos, por ello pídele al cliente que firme el documento y que coloque el nombre de quien firma y sus datos de contacto. Además, no olvides revisar bien los términos y condiciones.

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FAQs

¿Cómo hacer una cotizacion 2022? ›

¿Cómo hacer una cotización en 7 pasos?
  1. Verifica la información de contacto de tu empresa.
  2. Identifica los detalles de la cotización.
  3. Completa la información de tu cliente.
  4. Realiza una descripción del trabajo.
  5. Especifica tus costos detalladamente.
  6. Obtén la firma del cliente.
Mar 28, 2022

¿Cómo hacer una cotización en hoja membretada? ›

Elementos que deben estar incluidos en todas las cotizaciones:
  1. Datos del emprendedor. Debes incluir todos los datos de tu emprendimiento como el logo, nombre o razón social, teléfono de contacto y email. ...
  2. Datos del cliente. ...
  3. Descripción. ...
  4. Tiempo. ...
  5. Precio. ...
  6. Sub-total, impuesto y total. ...
  7. Otras cosas que debes tener en consideración.
Apr 12, 2022

¿Qué son las cotizaciones PDF? ›

La cotización es el precio final que el cliente deberá pagar por un trabajo.

¿Cómo hacer un formato para una cotización? ›

Debes incluir en tu cotización de trabajo el nombre de la persona o la empresa y los datos de contacto y de facturación. Así como es importante que tus clientes puedan comunicarse contigo, también lo es que tu equipo de ventas o tú mismo puedas tener comunicación directa con ellos.

¿Qué es una cotización y un ejemplo? ›

El término suele utilizarse para nombrar el documento que informa y establece el valor de productos o servicios. Por ejemplo: “Por favor, envíame la cotización de diez litros de pintura y tres kilos de cal”.

¿Cuáles son las partes de una cotización? ›

Elementos de una cotización

Descripción del producto o servicio. Precio unitario y total. Datos de la empresa que presta el servicio o vende el producto. Datos del cliente.

¿Cuál es la base de cotización? ›

La base de cotización hace referencia a la remuneración mensual que recibe un trabajador dado de alta en la Seguridad Social. Tiene carácter bruto e incluye las pagas extra prorrateadas. Existen unas bases de cotización máximas y mínimas estipuladas por ley.

¿Cuáles son los tipos de cotización? ›

Existen tres tipos de cotización diferentes:

En contingencias comunes existen dos tipos diferentes para calcular, por un lado, el importe a ingresar por el trabajador y por otro, el que debe ingresar la empresa. Ambos porcentajes se establecen anualmente en los Presupuestos Generales del Estado.

¿Cómo se calcula el valor de cotización? ›

La relación P / S se puede calcular dividiendo la capitalización de mercado de la empresa por sus ventas totales durante un período designado (generalmente 12 meses) o por acción dividiendo el precio de las acciones por las ventas por acción. Un P / S bajo es "barato" y un P / S alto es "caro".

¿Qué es un gráfico de cotizaciones en Excel? ›

Los gráficos de cotizaciones en un informe paginado están diseñados específicamente para datos financieros o científicos que usen hasta cuatro valores por punto de datos. Estos valores se corresponden con los valores máximo, mínimo, de apertura y de cierre que se usan para trazar datos de acciones financieras.

¿Quién elabora la cotización en la empresa? ›

La cotización es un documento informativo que emite el proveedor a sus clientes para indicarle el precio con el cuál ofrece sus productos y servicios. Contiene la información de la empresa vendedora, del cliente y la respectiva descripción de los artículos con sus especificaciones.

¿Cómo hacer una hoja membretada de una empresa en Word? ›

Vaya a Insertar > Encabezado o Pie de página > En blanco. En el área de encabezado o pie de página, haga doble clic en Escriba aquí. Seleccione Imagen de archivo, escoja la imagen y, después, haga clic en Insertar para agregarla. Haga clic en Cerrar encabezado y pie de página o presione Esc para salir.

¿Cómo hacer un presupuesto de servicios profesionales? ›

Para hacer un presupuesto profesional debes conocer los costos y gastos asociados a la prestación del servicio, así como los beneficios esperados, las vías de ahorro, fuentes de financiación y planes operacionales.

¿Cuáles son las características de la cotización? ›

Algunas características que debe tener una Cotización:

Depende mucho de la empresa, el producto o servicio que se esté cotizando. Una vez el cliente recibe la cotización, este está en el derecho de decidir aceptar, solicitar modificar o rechazar. En ningún momento está obligado a pagar.

¿Qué son los documentos de cotización? ›

Es decir, documentos que, explicado de forma sencilla y genérica, identifican los sujetos que han prestado servicios durante el mes. Al que hacen referencia las nóminas, con determinación de las bases de cotización a la Seguridad Social y otros datos, como posibles incidencias (huelga, incapacidad temporal, etc.).

¿Que no debe faltar en la cotización? ›

Hay ciertos ítems que resultan obvios y que, casi de manera innata, sabemos que hay que incluir en cada cotización: el precio, los plazos estimados de desarrollo y los entregables. Sin embargo, hay otros elementos que muchas veces olvidamos incluir, ya sea por apuro, descuido o por desconocimiento.

¿Qué es una hoja de cotización? ›

FORMATO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN. Documento externo que se utiliza para solicitar información/cotización a proveedores potenciales de los bienes, arrendamientos o servicios requeridos, que permite integrar la investigación de mercado.

¿Qué es una cotización formal? ›

Comenzando desde lo más básico, una cotización formal es un documento donde se detalla el precio de un servicio o producto para el proceso de compra o negociación.

¿Cuáles son las partes de la cotización? ›

Existen una serie de elementos básicos que toda cotización debe incluir:
  • Datos de la empresa/prestador del servicio. ...
  • Datos del cliente. ...
  • Concepto. ...
  • Importe. ...
  • Modo de pago. ...
  • Plazo de entrega. ...
  • Garantías y soporte técnico. ...
  • Condiciones legales.

¿Cuál es la diferencia entre presupuesto y cotización? ›

Cotización es el precio que le pone un vendedor a un producto o servicio. Presupuesto es el conjunto de recursos de los que dispone el potencial comprador para adquirir ese producto o servicio.

¿Qué datos importantes debe contener una cotización? ›

A continuación detallo los puntos que debe contener una cotización bien confeccionada:
  • Datos de nuestra empresa.
  • Datos del potencial importador.
  • Numeración de referencia.
  • Descripción exacta del producto y partida arancelaria.
  • Cantidad, peso, volumen y embalaje.
  • Cantidad disponible del producto a exportar.

¿Cómo explicar una cotización? ›

La cotización es el hecho de cotizar y significa establecer un precio, estimarlo o pagar una cuota. Determina el valor real de un bien, de un servicio o de un activo financiero. El término cotizar proviene del latín quotus, que significa cuánto. Tiene varios significados según el contexto en el que se utilice.

¿Quién realiza la cotización? ›

Cuando una empresa acostumbra a solicitar una cotización de productos o una cotización de servicios a cada proveedor, dependiendo del caso, es una empresa que garantiza el orden y es reflejo de su responsabilidad, pues siempre tendrá a su disposición los datos que les brindará la organización necesaria antes de ...

¿Qué es una cotización y qué características debe tener? ›

La cotización es un documento informativo que emite el proveedor a sus clientes para indicarle el precio con el cuál ofrece sus productos y servicios. Contiene la información de la empresa vendedora, del cliente y la respectiva descripción de los artículos con sus especificaciones.

¿Cuál es la importancia de la cotización? ›

Si bien, la cotización es importante para fortalecer la pensión, también genera otros beneficios importantes en materia de seguridad social, como son el derecho a licencia médica, ya sea por enfermedad transitoria o enfermedad laboral, por accidente laboral o de trayecto, y el derecho a seguro de invalidez y a una ...

¿Qué aplicación es buena para hacer cotizaciones? ›

Los 7 mejores software para cotizaciones de venta
  • HubSpot.
  • Proposify.
  • RFPIO.
  • ClientPoint.
  • Loopio.
  • Qwilr.
  • GetAccept.
Feb 17, 2021

¿Quién se queda con el original de la factura? ›

La norma es clara en que el original de la factura se queda en poder del vendedor o prestador del servicio, esto es, el emisor de la factura, de modo que al cliente se le entrega una de las copias. Títulos valores.

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